時間管理,了解各種方法的優缺點與概念

時間管理技巧

在效率至上的現代,「時間管理」這一概念,儼然成為流行詞彙了,相關的app軟體、行事曆、記事本層出不窮,各種時間管理方式也推陳出新,無論是學生或社會人士,肯定都有許多未完成清單,有趣的是,我們總以為把時間切割、將待辦事項填入軟體或記事本,就可以把事情做得更好了?其實並不盡然。

#1 管理時間的盲點

讓我們聚焦於學生的角色,很多人都有這樣的問題:「專注在管理時間,卻不理解這麼做的原因。」也導致誤以為管理好時間,成績就會提升。最典型的狀況就是:每次學期剛開始,製作一堆讀書計畫表,把科目細切至數等分,試圖照表操課,卻僅能持續了一小段時間。很大的原因就出在他們沒有弄懂管理時間的核心要素:這些時間帶給我們什麼了?

時間安排

必你也曾有這樣的疑問:為什麼有的人讀書感覺沒多累,但是學習成效卻很好呢?
翰霖成立已過30年,觀察過非常多學生的學習狀況。一個有趣的現象是:成績好的班級或學生,往往也能在體能或其他才藝方面表現不錯;不少人還行有餘力疼夠準備英檢、籌備課外的各種競賽⋯⋯。但明明大家的時間都一樣,為何他們就是能做得更多、且做得更好?
其實重點不是管理時間,而是發揮時間的價值。如果對時間管理的定義是錯的,那時間多少都不夠用。

#2 弄清楚花費時間的目的

時間花掉,並不代表能帶來價值,這是本文會重複強調的觀念。在教學中,我們看到許多孩子複習總是從「第一個單元」逐步往後讀,誤以為這樣能夠複習得更全面,卻往往是在同樣的內容中打轉:國文總是讀形音義、英文老是背A開頭的單字……等等。這樣的複習方式其實很浪費時間,因為在這些範圍是已經熟悉的,花費時間在此,對成績的改善有限。

讀書多少小時並沒有實際幫助,讀「懂」了哪些單元才有用。

時間運用

解這層概念,就不難發現那些各方面發展很好的學生,是將學習精力聚焦在不懂的地方,在有限的時間內好好把握、對症下藥,迅速搞懂不熟的觀念。在時間安排上,他們會「減少」已經熟悉的單元、「增加」不會的部分。而這其中,利用考試卷快速找到不懂的觀念是相當好的方法,也可以從個人筆記去熟讀。總歸是把寶貴的時間留給尚未熟悉的單元,這樣學習才有效果,而不是一直重複兜圈子。
高效率的學習關鍵是:將時間花費在找到不會的問題,而非用章節來規範讀書時間。
延伸生活與未來的工作也一樣,不要只是規劃時間來度過,真正重要的是這段時間的產值!

#3 「專注力」與「時間」同樣重要

注力是有限的資源,想要把事情做好,單純堆時間是沒有意義的。所謂的「生產力」其實是「時間」與「專注力」的共同產物。
很多人誤以為事情做不好,是因為投入的時間不夠,這當然是原因之一,但其實更常見的問題出在,沒有「專注力」把事情做好了……想必大家都曾有這樣的心情過:「我知道應該要去做那些事情,但是真的好不想再做下去喔……」。

有這樣的情緒,千萬別埋怨自己,誤以為是自身意志力不夠、注意力不集中……等等,真實的狀況是:你的專注力用光了,本來就需要適度的休息來恢復專注力。有些人會因為受到心態的譴責,強迫自己在沒有效率的狀況下繼續工作或學習,這樣往往是盲目的堆砌時間,事情只會做得更差。

事實是:人的專注力是有限的資源,我們無法隨時都處於準備學習或工作的情緒中。因此,執行事情的「順序」變得異常重要,將重要的事情(更消耗專注力的事情)擺在前面,一方面能夠避免專注力消耗完,拖延到重要事項。另一方面,重要的項目被做完之後,為給心理帶來安心與舒適感,能夠緩和我們的情緒,讓專注力消耗更慢。

所以,你很可能不是時間不夠,而是順序不對。

專注力

趣的是,人的本能會想要我們先做輕鬆的事情(通常都是對專注力要求低的事情),例如:平常沒怎麼在收拾房間的學生,在遇到明天要考試而必須複習課業的時候,忽然就對整潔產生興趣了,要先把房間打掃好才願意開始讀書,這樣的後果往往就是,一拖再拖導致書念不完,而念不完的這種情緒會又反過來產生自我懷疑,覺得自己不是讀書的料……其實,只是你做事情的順序錯了而已。

如果我們以考生的立場來看,「複習」是這個階段最重要的事情,就不應該將之擺在「做家事」、「練習才藝」……之後,因為其他的事情都會消耗複習所需要的專注力與時間。將「複習」作為最高的優先級,才不會產生後續一堆負面循環。如果你真的很難開始,也可以騙騙自己的心理,說服自己先讀個五分鐘,用這樣簡單的開始來減少進入障礙,往往會更容易持續下去。

除此之外,不同科目有各自的複習壓力,我們建議優先複習最不喜歡的科目,道理是相同的,在專注力高的時候,做困難的事情,因為這些事情是你專注力低時,很難去做到的。

#4 階段對時間規劃的影響

不同的階段,我們擁有的時間資源與重視項目並不同,所需要的時間管理方法自然不同。以學生來說,以下是常見的狀況:

  • 平常練習:此階段時間充沛,有條件做大範圍的複習,可以將運用在整合觀念,理科可以做觀念與公式的推倒,文科可以做完整複習,試著把每個章節與觀念的透徹了解。
  • 考試前:重點放在練習題目,利用題目一方面熟悉作答感受、另一方面找出命題喜好的方向做加強複習,是對時間相當有效率的運用方式。
  • 考試後:這個時間點很多人會放鬆掉,但其實此時正是學習最有效率的時候,因為此時我們對章節熟悉度還相當高,針對題目出錯的地方重點複習,未來就不需要重新花大量時間重唸一遍。

由此可以看到,規劃時間並非一板一眼,照表操課效果並不顯著,更好的方式是理解每一段時間用掉的目標,如同前面強調的一樣:讓花費的時間產生對應價值才是最重要的。

管理時間

#5 每種方法都有好有壞,根本不用太糾結

網路上流傳各式時間管理方法,老實說每種方法都各有利弊,不必太拘泥哪個。因為別人推薦的,你不一定適用。先想清楚目標為何?有沒有把事情輕重緩急劃分出來?再來才是參考各種方法。以下介紹幾個常見的app或管理技巧:

1. 番茄鐘(Pomodoro Technique):近年討論度很高的時間管理方法,也有許多相關app。重視時間切割(例:25分鐘工作、5分鐘休息,可依個人喜好調整比例),這個方法的特色是讓一件困難的工作,變成多個簡單的片段,減少長期專注導致的注意力下降。
番茄鐘重視的是執行方法,能夠提高人的專注力時間,同時也減少開始的啟動障礙。但對於整體時間規劃並沒有幫助,如果是要思考大型的時間規劃,番茄鐘幫助不大。

2. 代辦清單:這應該大家最熟悉的方式,優點是簡單直覺、缺點是缺少回饋感受,也很難細分時間用途。使用時可以用手寫筆記本規劃,或使用手機app,把要做的主題與目標列舉出來,細切到要「完成」的事項,而非什麼時間做什麼事。(例:「今晚完成複習明代散文流變」,而非「晚上八點到九點複習國文講義p150~155」)。
不細分時間,是因為待辦清單的事項往往很難掌握確切細節,如果把行程切割得很硬又死板,這樣只會讓自己沒有彈性、無從應變。尤其生活是非線性的,總會有些突發狀況(例:規劃週末下午兩點到四點複習生物,沒想到突然有家族聚會),所以把目標變得簡單些、可行性高一些,實施起來會更有成就感。
如果喜歡動態感的,也可嘗試用N次貼或便條紙(鼓勵用一面空白的紙也行,不用浪費資源)每天寫下代辦事項,完成一個就劃掉,當天全部完成就可以整張撕下來回收。對「行動派」來說會別具成就感,每天都幹勁十足。

3. 日曆管理:有些人習慣用截止日的方式來管理時間,運用如:Google日曆、TimeTree……等等軟體來做規劃,將每件事情的截止日設定清楚,好處是能夠更全面地掌握每一個事項的時間,但缺點是對執行效率沒有幫助,很容易累積太多工作,最後才在趕Deadline,反而造成過大的壓力影響效率。

4. 整體專案管理:如果是針對細節多、變化性大的專案,利用整體性的專案軟體會更適合,目前市場最流行的莫過於Notion,擁有非常完整的功能,可以針對不同形式的工作來做差異化,但缺點是細節過多有時反而會模糊焦點,很多時候我們要的並不是制定時間管理表,而是單純的去執行。

時間管理方式

其實用哪種方法都是輔助,關鍵仍在是否對時間有正確認知,不要誤以為下載幾個app,學習成效就會變好;也不需要過的兢兢業業、完全無法休息。時間管理的方法本來就需要量身打造,讓自己清楚知道當下在做什麼:可以休息小憩、可以發呆閒聊、可以打打手遊;而不要出現為了度過時間而發生的浪費,例如:不知該做什麼所以看劇、滑手機消磨時間……等等。

#6 結論:

這個世界最公平的一件事即每個人擁有的時間都是相等的,在這之下,有人可以高效複習多科,有人卻連一面習題都無法完成;再更甚者,有人利用一生的時間改變了全人類生活,也有人利用相同的時間度過無所事事的一生⋯⋯所以如何支配「時間」,遠遠不只是學生該會的課題。

也請記住,不是花了時間就會有結果,與其坐在書桌前發呆,不如快速地讀懂章節內容,然後好好的去做自己想做的事。經典詩文〈金縷衣〉:「花開堪折直須折,莫待無花空折枝。」相信大家都耳熟能詳,但能好好善用、管理時間者卻少之又少。虛度光陰是對自身不負責的表現,若從現在開始,好好規劃時間,那麼短期則在課業獲益匪淺,長則必能不斷自我超越。

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